Штамп «Получено»: как поставить на документ онлайн

Штамп «Получено» — один из самых ходовых в делопроизводстве. Им отмечают каждый входящий документ: от заявления клиента до договора с поставщиком. Без такого штампа сложно установить, когда именно пришло письмо, а это критично для жалоб с ограниченными сроками ответа, исков, проверок. В статье разберём, как правильно оформить штамп «Получено», какие реквизиты на него ставить и как сделать электронный штамп для входящих документов в PDF за 30 секунд.

Что такое штамп «Получено» и зачем он нужен

Штамп «Получено» — прямоугольный оттиск, который ставит секретарь или делопроизводитель на каждый входящий документ при регистрации. Он содержит название организации-получателя, дату получения, регистрационный входящий номер и иногда подпись принявшего сотрудника.

Основная функция штампа — зафиксировать момент получения документа. Это важно в десятках ситуаций.

• •Жалоба в Роспотребнадзор — срок ответа 30 дней с даты получения
• •Претензия от клиента — 10 дней на ответ по закону о защите прав потребителей
• •Запрос из налоговой — срок зависит от типа запроса (5, 10, 20 рабочих дней)
• •Исковое заявление — подтверждение, что организация получила иск
• •Проверочные документы — точка отсчёта срока на предоставление
• •Платёжные документы — момент поступления счёта на оплату
• •Кадровые документы — дата подачи заявления на отпуск, увольнение

Что должно быть на штампе

Классический штамп «Получено» содержит 5 элементов.

• •Название организации — полное или сокращённое
• •Слово «ПОЛУЧЕНО» или «ВХ.» — обязательный маркер
• •Дата получения — формат дд.мм.гггг
• •Входящий регистрационный номер
• •Строка для подписи (необязательно, но полезно)

Размеры стандартного штампа — 40×60 мм. Форма — прямоугольная с прямыми или скруглёнными углами. Цвет оттиска — обычно синий, иногда фиолетовый. Чёрный штамп выглядит менее официально и может приниматься за монохромную копию.

Входящий штамп в электронном делопроизводстве

С переходом на электронную почту большинство входящих документов приходит сразу в PDF. Распечатывать каждый, ставить бумажный штамп, снова сканировать — устаревший процесс, который занимает часы.

Современный подход — сразу ставить электронный штамп «Получено» на PDF в момент получения письма. Штамп накладывается как слой, сохраняет все реквизиты бумажного аналога и помечает документ как обработанный в системе.

Преимущества электронного штампа:

• •Скорость — штамп ставится за 5 секунд вместо 5 минут
• •Автоматическая дата и время — не нужно вводить вручную
• •Автоматический номер из журнала входящих
• •Одновременная обработка 10+ документов за минуту
• •Сохранение сканов с штампом в электронном архиве
• •Возможность искать документы по дате и номеру
• •Не расходуется краска штампа, не портится резина

Как сделать штамп «Получено» онлайн

В конструкторе штампов выполните следующие шаги.

Шаг 1. Откройте инструмент «Конструктор печати» и выберите прямоугольную форму. Размер — 40×60 мм по умолчанию, можно изменить в свойствах.

Шаг 2. Добавьте текст. В первой строке — «ПОЛУЧЕНО» жирным. Во второй — название организации. В третьей — строка «Дата: _________». В четвёртой — «Вх. №: _________». В пятой — «Подпись: _________».

Шаг 3. Выберите цвет (синий, фиолетовый или чёрный), размер шрифта (обычно 10–12 pt) и толщину рамки. Сохраните шаблон в личный кабинет — в следующий раз он будет под рукой.

Шаг 4. Для применения загрузите входящий документ в редактор, выберите созданный штамп из коллекции, впишите дату и номер в специальные поля, нажмите «Применить». Штамп появится в верхнем левом углу первой страницы — стандартное место.

Готовые шаблоны делопроизводственных штампов

В Печатьке есть набор преднастроенных штампов для типовых делопроизводственных задач. Они готовы к использованию без настройки: выбираете из списка, вводите данные, ставите на документ.

• •«Получено» — для входящей корреспонденции
• •«Оплачено» — для платёжных документов
• •«Копия верна» — для заверения копий, часто с подписью и круглой печатью
• •«Согласовано» — для документов, требующих визирования
• •«На исполнение» — резолюция руководителя
• •«В дело» — для архивирования документов
• •«Контроль» — для взятия на контроль исполнения
• •«Срочно» — пометка для ускоренной обработки

Штамп «Получено» на заявлении

Частый сценарий — вы подаёте заявление в организацию, а от вас требуют второй экземпляр с отметкой о принятии. Или сами принимаете заявление от клиента и должны его зарегистрировать.

В электронном виде это выглядит так: заявитель присылает PDF с заявлением, вы открываете его в редакторе, ставите штамп «Получено» с текущей датой и входящим номером, возвращаете копию заявителю. Оба хранят у себя один и тот же PDF с одинаковым штампом — никаких споров о дате.

Ведение журнала входящих

Нумерация штампов должна быть сквозной по году: 001 — 1 января, 002 — второй документ и т.д. Для этого удобно вести журнал входящих — электронную таблицу с колонками: номер, дата получения, отправитель, тема, ответственный исполнитель, срок исполнения, отметка о выполнении.

Чтобы не перепутать номера при штамповании, подключите в Печатьке синхронизацию с журналом: номер автоматически подтягивается из последней записи +1. Это исключает дублирование и ошибки нумерации.