Как подписать накладную: ТОРГ-12 и УПД онлайн
Как подписать накладную ТОРГ-12 или УПД онлайн: пошаговая инструкция с печатью и подписью руководителя. Требования ФНС и частые ошибки.
Накладная — ключевой первичный документ, который подтверждает отгрузку товара и принятие его покупателем. Без правильно подписанной накладной бухгалтерия не примет поставку к учёту, налоговая не признает расходы, а суд не поможет взыскать долг. В статье разберём все виды накладных, правила их подписания, юридические тонкости использования факсимиле и КЭП, а также покажем, как подписать накладную онлайн за пару минут.
Какие бывают накладные и чем они отличаются
В российском документообороте используется несколько типов накладных — каждый со своим назначением и правилами оформления.
ТОРГ-12 — товарная накладная по постановлению Госкомстата №132 от 25.12.1998. Применяется для оформления продажи товарно-материальных ценностей. Содержит две колонки: отпуск товара и приёмку покупателем. Требует двух комплектов подписей и печатей.
УПД (универсальный передаточный документ) — гибрид ТОРГ-12 и счёта-фактуры, утверждён ФНС в 2013 году. Может использоваться вместо ТОРГ-12 или как самостоятельный документ с функцией счёта-фактуры. Преимущество — один документ вместо двух, меньше бумаги и ошибок.
ТТН (транспортная накладная по форме 1-Т) — оформляется при перевозке товара автотранспортом третьей стороной. Нужна для возмещения транспортных расходов и подтверждения маршрута груза.
Кто и где подписывает накладную
ТОРГ-12 требует двух подписей от каждой стороны. Со стороны поставщика — руководителя (или уполномоченного лица) и материально-ответственного за отпуск товара (кладовщик, завсклад). Со стороны покупателя — руководителя или уполномоченного и материально-ответственного за приёмку (старший кладовщик или представитель).
- •Отпустил груз: должность, подпись, расшифровка, печать
- •По доверенности №__ от __.__.____ : ФИО представителя поставщика
- •Груз принял: должность, подпись, расшифровка
- •Груз получил грузополучатель: подпись и печать
- •Дата отпуска и приёмки груза — обязательные реквизиты
Способы подписать накладную
Бумажная накладная в оригинале — классика, до сих пор используется в 60% поставок. Водитель привозит два экземпляра, на складе расписываются, один уходит покупателю, другой остаётся у поставщика. Занимает 3–5 рабочих дней на доставку обратно.
Накладная в PDF с факсимиле и печатью — быстрый вариант для бесконтактных поставок. Поставщик подписывает и отправляет по email, покупатель подписывает полученный PDF и возвращает. Работает, если стороны закрепили признание факсимильных подписей в договоре — подробнее в статье про электронную подпись документа.
Электронный документооборот с КЭП — обязателен для УПД со счётом-фактурой. Системы Диадок, СБИС, Контур.Экстерн: обе стороны подписывают документ КЭП, оригинал хранится в системе, налоговая получает копию автоматически.
Как подписать накладную онлайн за 5 минут
Шаг 1. Загрузите накладную в редактор. Если у вас есть PDF из 1С или сканированная бумажная накладная — просто перетащите файл в окно браузера. Если накладной ещё нет — воспользуйтесь конструктором УПД или ТОРГ-12, заполнив реквизиты сторон.
Шаг 2. Выберите позицию первой подписи — руководителя поставщика. Поставьте факсимильную подпись в поле «Отпустил груз, руководитель». Рядом добавьте расшифровку, если она не пропечатана.
Шаг 3. Добавьте подпись главного бухгалтера (если это ТОРГ-12) и материально-ответственного за отпуск. Факсимиле можно хранить в личном кабинете для разных сотрудников организации.
Шаг 4. Поставьте печать организации справа от подписей. Классическое место — между строкой «М.П.» и подписью руководителя. Печать слегка заходит на подпись.
Шаг 5. Сохраните PDF. Отправьте покупателю по email — он подпишет со своей стороны и вернёт. Так накладная закрывается за 30 минут вместо 5 дней.
Требования ФНС к электронной накладной
Для УПД со счётом-фактурой (функция «1» в шапке) ФНС требует подписания только КЭП через ЭДО. Факсимиле в PDF такой документ не заменит — это чисто информационная копия, налоговая не принимает её к учёту.
Для ТОРГ-12 и УПД только как передаточного документа (функция «2») требования мягче: достаточно факсимильной подписи и печати, если в договоре с контрагентом закреплено признание такого способа подписания. ФНС принимает такие документы при налоговой проверке, если есть соглашение сторон.
Частые ошибки при подписании накладной
Первая — несоответствие сумм цифрами и прописью. Если в числовом поле 125 000 руб., а прописью «Сто пятьдесят тысяч» — налоговая признает документ недействительным. Проверяйте автозаполнение прописью в конструкторе.
Вторая — печать поверх товарных позиций. Оттиск должен быть в нижней части, в поле «М.П.», а не перекрывать количество или цену товара. Иначе в спорной ситуации сложно доказать, какой именно товар передавался.
Третья — отсутствие доверенности на представителя. Если накладную подписал кладовщик, а не руководитель, нужна доверенность на его имя. Иначе подпись недействительна.
Четвёртая — неверные реквизиты грузополучателя. ИНН и КПП должны точно совпадать с ЕГРЮЛ. Одна ошибка — и бухгалтер покупателя не проведёт накладную к учёту.
Связанные документы: счёт и акт
К накладной обычно идёт счёт на оплату и акт выполненных работ (для услуг). Весь пакет можно подписать в одном сервисе: счёт формируется в конструкторе, накладная — на основе счёта, акт — на основе накладной. Печать и подпись автоматически подставляются из сохранённых шаблонов.