Факсимиле: что это такое, как создать и где можно использовать

Факсимиле — слово из делопроизводства, которое встречают все, но мало кто может чётко объяснить, что это и можно ли его вообще использовать. Директор подписывает сотни документов в месяц — физически это невозможно в одиночку. Факсимиле решает эту проблему, но с ограничениями, которые важно знать до того, как вы отправили документ контрагенту. Разберём всё по порядку.

Что такое факсимиле: определение

Факсимиле (от лат. fac simile — «сделай подобное») — точное воспроизведение собственноручной подписи, нанесённое механическим или цифровым способом. В обиходе так называют либо физический штамп-клише с оттиском подписи, либо цифровое изображение подписи (PNG/SVG), которое вставляется в электронные документы.

Термин появился в типографике XIX века — так называли точное воспроизведение рукописи или рисунка. В деловом документообороте он закрепился как обозначение «заменителя» живой подписи.

Виды факсимиле

Физическое факсимиле — штамп-клише из фотополимера с оттиском подписи. Пример использования: директор уходит в отпуск, передаёт штамп бухгалтеру с правом подписи внутренних документов. Штамп хранится в сейфе, порядок использования закрепляется приказом.

Цифровое факсимиле — изображение подписи в формате PNG с прозрачным фоном, которое вставляется в PDF, DOCX или XLSX. Именно с ним работают онлайн-сервисы: вы один раз сканируете или рисуете свою роспись, загружаете в систему — и применяете во всех документах за секунды.

• Физическое клише — штамп из фотополимера с подписью, 300–800 ₽ в типографии
• Самонаборный штамп с факсимиле — встроенная подушечка, не нужно красить
• Скан-изображение PNG — сфотографировали подпись, убрали фон, вставляете в документы
• Цифровое факсимиле в сервисе — нарисовали мышкой или пальцем, сохранили в кабинете
• Встроенная подпись в ЭДО (СБИС, Диадок) — вшита в профиль пользователя

Юридическая сила факсимиле

Российское законодательство регулирует этот вопрос коротко и чётко. Пункт 2 статьи 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Проще говоря: факсимиле законно, если стороны договорились об этом письменно. Соглашение об использовании факсимиле можно включить прямо в текст основного договора отдельным пунктом или оформить отдельным документом. Важно: само это соглашение должно быть подписано собственноручными подписями обеих сторон — факсимиле на разрешении факсимиле не работает.

Цифровое факсимиле в онлайн-документах относится к простой электронной подписи (ПЭП) по 63-ФЗ. Её юридическая сила равна рукописной, если стороны заключили соглашение о признании ПЭП.

Где можно использовать факсимиле

Большинство коммерческих документов между организациями могут быть подписаны факсимиле — при наличии соглашения сторон.

• Договоры поставки, оказания услуг, аренды, подряда — при условии соглашения сторон
• Акты выполненных работ, приёмки, сверки между постоянными контрагентами
• Коммерческие предложения, спецификации, прайс-листы
• Внутренние приказы, распоряжения, служебные записки — по решению руководителя
• Письма, уведомления и переписка между организациями
• Счета на оплату — не путать со счетами-фактурами (НДС)

Где нельзя использовать факсимиле

Список запретов чёткий — и его нарушение делает документ недействительным.

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — ст. 67 ТК РФ требует собственноручной подписи
• Счета-фактуры и УПД — НК РФ прямо требует личную подпись, факсимиле не признаётся
• Налоговые декларации, отчёты, заявления в ИФНС
• Нотариально удостоверяемые документы — нотариус принимает только живую подпись
• Документы для регистрации сделок с недвижимостью
• Банковские документы — большинство банков требует собственноручную подпись на карточке и ордерах
• Кадровые документы (трудовые книжки, приказы о приёме/увольнении)

Практическое правило: если документ идёт в налоговую, банк, суд, нотариус, Росреестр или кадровую службу — подписывайте лично. Во всех остальных случаях с согласия контрагента факсимиле законно.

Как оформить право на использование факсимиле

Для работы с постоянными контрагентами достаточно добавить один пункт в основной договор: «Стороны вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи уполномоченных лиц при подписании дополнительных соглашений, актов, счетов, уведомлений и иной корреспонденции в рамках настоящего договора».

Для внутреннего документооборота руководитель издаёт приказ: какой сотрудник вправе использовать факсимиле, на каких документах, в каком порядке хранится штамп и кто несёт ответственность. Это защищает компанию от злоупотреблений — несанкционированное использование факсимиле относится к должностным проступкам.

Как создать цифровое факсимиле за 2 минуты

Способ 1. Нарисовать мышкой или пальцем. Откройте Печатьку, нажмите «Подпись» → «Нарисовать». Распишитесь в окне браузера так, как вы это делаете на бумаге. Сервис сохранит результат с прозрачным фоном — готово к использованию.

Способ 2. Сфотографировать реальную подпись. Распишитесь тёмной ручкой на белом листе, сделайте фото при хорошем освещении — держите камеру параллельно листу. Загрузите фото в Печатьку: «Загрузить подпись» → сервис автоматически уберёт белый фон и получит чистый PNG с прозрачностью.

Способ 3. Заказать физический штамп. Распишитесь несколько раз на чистом листе, выберите лучший вариант, отнесите в любую типографию (или закажите онлайн с доставкой). Цена 300–800 ₽, срок 1–3 дня. Для цифрового использования потом сфотографируйте оттиск штампа по Способу 2.

Как поставить факсимиле на документ

Когда цифровое факсимиле сохранено в личном кабинете Печатьки, ставить его на документы — секундное дело. Загрузите PDF или DOCX, откройте боковую панель, выберите нужное факсимиле из коллекции, перетащите в нужное место. Если нужно подписать несколько страниц одновременно — воспользуйтесь функцией «На все страницы».

В результате сервис вернёт готовый PDF с «запечённой» подписью — её нельзя сдвинуть или удалить случайно. Рядом с факсимиле можно добавить печать организации или штамп, если это требуется условиями документа.